MWS Letselschade Advocatuur, verder te noemen: MWS, gevestigd te Hoge Hexel en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67166016, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacystatement legt uit hoe MWS met uw persoonsgegevens [of] persoonsgegevens van betrokkenen omgaat.

1. Toepassing

Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie MWS persoonsgegevens verwerkt:

1. (potentiële) cliënten;
2. bezoekers aan het kantoorgebouw van MWS;
3. bezoekers van de website van MWS;
4. ontvangers van nieuwsbrieven van MWS;
5. deelnemers aan bijeenkomsten van MWS;
6. sollicitanten;
7. alle overige personen die met MWS contact opnemen of van wie MWS persoonsgegevens verwerkt;

2. Welke persoonsgegevens verwerkt MWS van u?

MWS verwerkt gegevens die u aan ons verstrekt en gegevens uit andere bronnen.

Denk bij de gegevens die u aan ons verstrekt aan persoonsgegevens die:

• tijdens een bespreking of bijeenkomst, telefonisch, of digitaal (via e-mail of webformulieren op de kantoorwebsite) door u worden verstrekt, zoals contactgegevens, financiële gegevens en -afhankelijk van de aard van de gelegenheid of zaak- andere persoonsgegevens;
• tijdens een bezoek van u aan de website van MWS of tijdens het lezen van digitale nieuwsbrieven zijn gegenereerd, zoals het IP-adres, het surfgedrag op de website (zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd) of u een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan u klikt;
• tijdens een sollicitatieprocedure worden verwerkt, zoals curriculum vitae en motivatiebrief, eventuele stagebeoordelingen en cijferlijsten.

Denk bij de gegevens die uit andere bronnen aan ons worden verstrekt aan persoonsgegevens:

1. van een beroepsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging heeft verstrekt, ten behoeve van de behandeling van een zaak;
2. uit andere bronnen, waaronder zakelijke social media platformen als LinkedIn, Facebook , openbare zakelijke websites, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, zoals ingevulde en benodigde contactgegevens en andere persoonsgegevens.

3. Doeleinden verwerking

MWS verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
2. het voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
3. het verkrijgen van gefinancierde rechtsbijstand;
4. het onderhouden van contact, door toezending van de kantoornieuwsbrief, uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd;
5. het verbeteren van product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties, teneinde cliënten/doelgroepen van relevante informatie te kunnen voorzien, zonder bij de daarvoor benodigde combinatie van analyse van gegevens bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens te betrekken en zonder individuele cliëntenprofielen aan te leggen;
6. het evalueren van een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar) en/of bij afwikkeling van een zaak, aan de hand van door deelnemers en cliënten ingevulde evaluatieformulieren;
7. het verbeteren van de kantoorwebsite www.MWSLetselschade.nl;
8. het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de kantoorwebsite voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;
9. het bewaken van toegang tot kantoor het beschermen van vertrouwelijke gegevens.

4. Rechtsgrond

MWS verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

1. toestemming van de betrokkene, welke altijd weer kan worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
2. uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, waaronder ook het declareren aan derden (Raad voor Rechtsbijstand, verzekeringsmaatschappij e.d.);
3. een wettelijke verplichting, zoals op grond van de Wwft en de Wet op de Rechtsbijstand die advocaten verplichten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen;
4. een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar) of het toezenden van de kantoornieuwsbrief.

5.Verwerkers

MWS kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van MWS persoonsgegevens verwerken. MWS sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.
MWS maakt gebruik van een automatiseerder die de IT-omgeving van kantoor beheert en beveiligt.

6. Persoonsgegevens delen met derden

MWS deelt persoonsgegevens met derden, als dat voor de behandeling van een zaak voorvloeiend uit de overeenkomst van opdracht dan wel voortvloeiend uit de geven toestemming of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van een gerechtelijke procedure (zoals met een gerechtelijke instantie of (de advocaat van) de wederpartij), het sluiten van een overeenkomst (zoals (de advocaat van) de andere contractspartijen, het declareren van de dienstverlening (zoals aan de Raad voor rechtsbijstand of een verzekeraar) of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak (zoals een deurwaarder).
Bij het voldoen aan een wettelijke verplichting kan worden gedacht aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten. MWS deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

De website van MWS bevat hyperlinks naar websites van andere partijen, waaronder Google Analytics, en social media. Als op deze knoppen worden geklikt, worden persoonsgegevens verwerkt door het desbetreffende social media platform. MWS is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die social media platformen. Evenmin is MWS verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platformen.

7. Doorgifte buiten de EER

MWS geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt MWS er voor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

8. Bewaren van gegevens

MWS bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. MWS hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

1. papieren werkdossier: 5 jaar na afronding van de zaak;
2. digitaal zaakdossier: 7 jaar na afronding van de zaak;
3. (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
4. gegevens van sollicitanten: 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij de sollicitant toestemming heeft gegeven om zijn/haar gegevens langer te bewaren, in welk geval een termijn van 1 jaar na afronding van de sollicitatieprocedure geldt;
5. bezoekers van de website www.mwsletselschade.nl en ontvangers van nieuwsbrieven van MWS Letselschade Advocatuur: 5 jaar na het laatste bezoek aan de website respectievelijk na uitschrijving voor de nieuwsbrief, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.

9. Wijzigingen privacystatement

MWS kan dit privacystatement altijd wijzigen. De wijzigingen worden op de website van MWS gepubliceerd. Het is verstandig dit privacystatement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.
MWS kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit privacystatement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.

10. Rechten, vragen en klachten

Een betrokkene heeft het recht MWS te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken.

Indien wij persoonsgegevens verwerken op grond van uw toestemming heeft u te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Hetzelfde geldt voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van direct marketingactiviteiten. Indien u verzet aantekent tegen direct marketing, worden de activiteiten direct gestaakt. Met uitzondering van toestemming en direct marketing vind bij de beoordeling van uw verzoek tot het uitoefenen van een recht een belangenafweging plaatst. Een betrokkene kan contact opnemen met MWS door een e-mailbericht te sturen naar wijnhoff@mwsletselschade.nl.

Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop MWS persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met MWS door een e-mailbericht te sturen naar wijnhoff@mwsletselschade.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).